AI Invoice Extraction - Bộ phận Mua Hàng & Hỗ Trợ
Hệ thống tự động trích xuất thông tin hóa đơn mua hàng thô gửi về từ các nhà cung ứng linh kiện.
Bài toán & Nhu cầu
Nhân viên mua hàng nhận hàng chục hóa đơn giấy/PDF mỗi ngày, phải gõ tay thông tin mặt hàng vào file Excel đối soát rất mất thời gian.
Sơ đồ luồng (Architecture Flow)
Luồng hoạt động chi tiết (Workflow Logic)
Lắng nghe thư mục Drive nhận hóa đơn mua hàng mới
Gọi API OpenAI Vision (hoặc Document AI) để đọc và cấu trúc hóa dữ liệu hóa đơn
Trích xuất: Ngày mua, Tên NCC, Danh sách linh kiện, Đơn giá, Tổng tiền
Đối chiếu tổng tiền hóa đơn với giá trị PO (Purchase Order) đã duyệt trong file theo dõi
Đẩy dữ liệu đối soát lên Sheet mua hàng và gửi cảnh báo nếu có lệch giá
📥 Dữ liệu đầu vào (Inputs)
- • PDF/Image Invoice files
- • Purchase Order reference database
📤 Kết quả đầu ra (Outputs)
- ✓ Bảng dữ liệu hóa đơn mua hàng có cấu trúc
- ✓ Kết quả đối soát PO vs Invoice
Công cụ & Kênh tích hợp
Bảo mật & Cảnh báo (Safeguards)
- 🔒 Chỉ cho phép nhân sự phòng mua hàng có quyền xem thư mục Drive lưu trữ
- 🔒 Không gửi thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung ứng lên các API LLM public không an toàn
Tổng kết hiệu quả
Giải phóng 90% thời gian nhập liệu thủ công của bộ phận mua hàng, giảm thiểu lỗi nhập sai đơn giá linh kiện.
Bạn cần tối ưu hóa hoặc tự động hóa luồng tương tự?
Dừng việc xử lý số liệu thủ công tốn thời gian. Gửi brief bối cảnh cụ thể của doanh nghiệp, Long sẽ phân tích và đề xuất kiến trúc hệ thống tự động hóa phù hợp nhất.
Yêu cầu tư vấn quy trình →